Fiche de poste : le début d’un recrutement réussi
Les fiches de poste sont votre plan de réussite. Elles prennent la définition théorique du candidat « parfait » et la mettent en termes pratiques pour le poste que vous devez pourvoir. Les fiches de poste optimisées décrivent la mission du poste, les résultats à atteindre et les compétences qui correspondent à la fois à la culture de l’entreprise et au rôle. Vous ne penseriez pas que quelqu’un vous construise une maison sans un plan d’architecte en main. Ne pensez pas à embaucher des personnes pour votre équipe sans ce plan à vos côtés.
Le premier point d’échec de l’embauche n’est pas d’être parfaitement clair sur ce que vous voulez vraiment que la personne que vous embauchez accomplisse. Vous pouvez avoir une vague idée de ce que vous voulez. Les autres membres de votre équipe auront probablement leurs propres notions tout aussi vagues de ce que vous voulez et avez besoin. Mais il y a de fortes chances que vos vagues notions ne correspondent pas aux leurs.
La fiche de poste optimisée est composée de trois parties : la mission du poste, les résultats et les compétences. Ensemble, ces trois éléments décrivent une performance dans le rôle—ce qu’une personne doit accomplir et comment. Ils fournissent un lien clair entre les personnes que vous embauchez et votre stratégie.
MISSION : L’ESSENCE DU POSTE
La mission est un résumé de l’objectif principal du poste. Cela résume le travail à accomplir en détail afin que tout le monde comprenne exacte ce qui est important à réaliser.
Pour qu’une mission ait un sens, elle doit être rédigée dans un langage simple, et non dans le charabia que l’on trouve si couramment dans les affaires aujourd’hui.
Vous saurez que vous avez une bonne mission lorsque les candidats, les recruteurs et même d’autres membres de votre équipe comprendront ce que vous recherchez sans avoir à poser de questions de clarification.
RÉSULTATS : DÉFINIR CE QUI DOIT ÊTRE FAIT
Les résultats, la deuxième partie des fiches de poste décrivent ce qu’une personne doit accomplir dans un rôle, en général de trois à huit résultats, classés par ordre d’importance.
Alors que les descriptions de poste typiques échouent parce qu’elles se concentrent sur les activités ou sur une liste de choses qu’une personne va faire (appeler des clients, vendre), les fiches de poste optimisées réussissent parce qu’elles se concentrent sur les résultats ou sur ce qu’une personne doit faire (prendre 5 RV par semaine, réaliser 8 ventes par mois…).
Vous pouvez inclure un premier niveau de résultats attendus dans la fiche de poste optimisée public et ajouter des éléments encore plus concrets dans une version destinée à etre partagé en entretien.
Les candidats apprecient la clarté et la transparence surtout quand celle-ci permet en plus de comprendre en détail comment s’articule le rapport résultats réalisés / commissions perçues.
COMPÉTENCES : ASSURER L’ADAPTATION COMPORTEMENTALE
Les compétences découlent directement des deux premiers éléments de la carte de pointage. La mission définit l’essence du travail avec un haut degré de spécificité. Les résultats décrivent ce qui doit être accompli. Les compétences définissent la façon dont vous vous attendez à ce qu’un nouvel employé opère dans l’accomplissement du travail et la réalisation des résultats.
Compétences essentielles pour les candidats « parfaits » à des fonctions commerciales :
• Efficacité. Capable de produire des résultats significatifs avec un minimum d’efforts inutiles.
• Intégrité. Ne coupe pas les coins éthiquement. Gagne la confiance et maintient les confidences. Fait ce qui est juste, pas seulement ce qui est politiquement opportun. Parle clairement et honnêtement.
• Organisation et planification. Planifie, organise, planifie et budgétise de manière efficace et productive. Se concentre sur les priorités clés.
• Assertivité. Se positionne rapidement et prend une position énergique sans être trop abrasif.
• Suivi des engagements. Respecte les accords verbaux et écrits, quel que soit le coût personnel.
• Intelligence. Apprend vite. Démontre sa capacité à comprendre et à absorber rapidement et efficacement de nouvelles informations.
• Compétences analytiques. Capable de structurer et de traiter des données qualitatives ou quantitatives et d’en tirer des conclusions pertinentes. Fait preuve d’un esprit d’approfondissement et obtient des idées pénétrantes.
• Attention au détail. Ne laisse pas les détails importants passer entre les mailles du filet ou faire dérailler un projet.
• Persistance. Fait preuve de ténacité et de volonté d’aller jusqu’au bout pour accomplir quelque chose.
• Proactivité. Agit sans qu’on lui dise quoi faire. Apporte de nouvelles idées à l’entreprise.
COMPÉTENCES CULTURELLES : ASSURER L’ADAPTATION ORGANISATIONNELLE
Les compétences fonctionnent à deux niveaux. Elles définissent les compétences et les comportements requis pour un poste et reflètent les exigences plus larges de votre culture organisationnelle. Les compétences professionnelles sont généralement plus faciles à énumérer, mais l’adéquation culturelle est tout aussi importante.
L’évaluation de l’adéquation culturelle commence évidemment par l’évaluation de la culture de votre entreprise. Cela prend du temps et de l’énergie, mais donne souvent des informations dont l’utilité va au-delà du processus d’embauche. Essayez de rassembler votre équipe de direction dans une pièce et de poser cette simple question : « Quels adjectifs utiliseriez-vous pour décrire notre culture ? » Notez leurs réponses sur un tableau à feuilles mobiles ou un tableau blanc.
N’ayez pas peur d’écrire ce qui pourrait sembler aveuglément évident. Au plus fort d’une crise d’embauche, les choses les plus claires sont parfois négligées. En traduisant votre culture et vos valeurs en une série de compétences qui comptent pour chaque emploi, vous pouvez éviter de commettre l’erreur de ne pas évaluer les candidats pour les ajustements culturels qui sont absolument cruciaux pour votre entreprise.
Les fiches de poste optimisées sont les gardiennes de votre culture. Elles résument sur papier la dynamique non écrite qui fait de votre entreprise ce qu’elle est, et elles vous garantissent de penser à ces choses à chaque décision d’embauche. C’est du temps très bien dépensé.
COMMENT CRÉER UNE FICHE DE POSTE OPTIMISÉE
1. MISSION. Développez une courte déclaration d’une à cinq phrases qui décrit pourquoi un rôle existe. Par exemple, « La mission du représentant du service client est d’aider les clients à résoudre leurs questions et réclamations avec le plus haut niveau de courtoisie possible. »
2. RÉSULTATS. Développez trois à huit résultats objectifs spécifiques qu’une personne doit accomplir pour atteindre une performance élevé. Par exemple, « Améliorez la satisfaction client sur une échelle de 10 points de 7,1 à 9,0 d’ici le 31 décembre ».
3. COMPÉTENCES. Identifiez autant de compétences basées sur les rôles que vous jugez appropriées pour décrire les comportements qu’une personne doit démontrer pour atteindre les résultats. Ensuite, identifiez cinq à huit compétences qui décrivent votre culture et indiquez-les sur vos fiches de poste optimisées. Par exemple, « les compétences comprennent l’efficacité, l’honnêteté, des normes élevées et une mentalité de service à la clientèle ».
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